公司辦公用品管理辦法

1  目的：為響應公司精細化管理的要求，規(guī)范公司辦公用品管理、嚴格控制成本、實現(xiàn)成本分攤，合理節(jié)約開支減少浪費，特制定本辦法。

2  說明：

本辦法中指的辦公用品包括：

易耗品類: 鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、皮筋、掛鉤、硬膠套

非易耗常用類：中性筆、圓珠筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

非易耗不常用類：筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油

3  辦公用品的申請：

3.1 各部門助理或內(nèi)勤負責每月統(tǒng)計所在部門內(nèi)的辦公用品需求。需求統(tǒng)計應本著合理節(jié)約，減少浪費的原則。

3.2 各部門助理或內(nèi)勤根據(jù)部門內(nèi)需求于每月25日前將次月本部門需要申請購買的辦公用品填入“月度辦公用品采購申請單”，并將“辦公用品采購申請表”提交本部門負責人審核并簽字。各部門申請需符合“辦公用品申購標準”（詳見附件一）

3.3 各部門助理或內(nèi)勤將本部門負責人審核簽字后的“辦公用品采購申請表”于每月25日前交行政辦，逾期不報的部門將延期至次月25日前重新申請購買。

3.4 非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應急采購的辦公用品可不限提交時間，單獨提交采購申請。當辦公用品單價超過100元的，申請需經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批并簽字。

4  辦公用品的采購：

4.1  行政辦根據(jù)各部門申請進行統(tǒng)計，如出現(xiàn)不合理的申請（如某部門10人但某項用品領(lǐng)用量超過20人的部門）應向該部門確認其理由，如理由不合理應駁回不合理項目的采購申請。其它無異議的申請項于每月底統(tǒng)一在定點供應商安排采購。辦公用品采購必須由行政辦統(tǒng)一進行，其它部門不得擅自購買。

4.2  采購選擇的定點供應商為每兩年在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，召集三家或三家以上通過資質(zhì)審查的供貨商參與比價，包括考察供應商的營業(yè)執(zhí)照、規(guī)模、業(yè)績、資質(zhì)證明，并具備產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價廉，有良好的售后服務，有較好的企業(yè)信譽度，具有一定的經(jīng)濟實力等條件。

4.3  選定的采購定點供應商采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。行政辦應定期對辦公用品市場價格進行調(diào)查、核實，隨時與定點供應商根據(jù)市場情況，要求供貨商對供貨價格進行調(diào)整。

4.4  非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應急采購的辦公用品，可視定點供應商的供貨情況，選擇是否在定點供應商采購。如屬于特殊用品或?qū)Ｓ糜闷?，由行政辦派專人負責采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。并根據(jù)領(lǐng)導批示意見在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。

5  辦公用品的入庫：

5.1 辦公用品采購到位后，應由行政辦采購員立即核對送貨清單、用品型號、數(shù)量、價格、發(fā)票并辦理入庫。

5.2 行政辦采購員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，入庫明細，并對月度、年度辦公用品申請、采購情況進行整體統(tǒng)計。

6 辦公用品的出庫及領(lǐng)用

6.1 辦公用品入庫登記完畢后，由行政辦資產(chǎn)管理員通知各部門助理或內(nèi)勤按部門申請項目領(lǐng)取，每次發(fā)放需制作“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”并填寫該部門所領(lǐng)取的用品項目及價格等信息。

6.2 各部門助理或內(nèi)勤辦理領(lǐng)用時需仔細核對“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”中的領(lǐng)用項目及價格，確認無誤后簽字，一旦簽字后所領(lǐng)取的物品費用將分攤至所在部門，不可修改。各部門助理或內(nèi)勤將領(lǐng)用后的辦公用品發(fā)放至個人。涉及“憑舊申請”的用品（詳情參照附件一）發(fā)放時需個人將廢舊或損壞的舊用品上交各部門助理或內(nèi)勤，由部門助理或內(nèi)勤統(tǒng)一交至行政辦資產(chǎn)管理員。

6.3由于東區(qū)環(huán)保事業(yè)部距離較遠，環(huán)保事業(yè)部所申請的辦公用品由定點供應商直接送至東區(qū)，由環(huán)保事業(yè)部部門助理或內(nèi)勤接收并核對送貨清單、用品型號、數(shù)量、價格。在確認無誤將收到的明細及價格告知行政辦采購員后，由部門助理或內(nèi)勤直接將辦公用品發(fā)放至個人，發(fā)放完畢后將統(tǒng)計好的“部門用品發(fā)放登記表”發(fā)至行政辦資產(chǎn)管理崗。

7  辦公用品費用分攤及成本控制

7.1  辦公用品采購費用實行按部門核算，并計入各部門月計劃費用內(nèi)，由行政辦統(tǒng)一核算，辦公用品一經(jīng)領(lǐng)用費用即分攤至所在部門。

7.2  行政辦需嚴格控制辦公用品的申請、采購、入庫、出庫的過程。各部門負責人、助理及內(nèi)勤因監(jiān)督本部門員工的辦公用品使用情況，要求自覺愛護辦公用品，如因不正當或不合理使用而損壞物品應照價賠付。

8 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行，行政辦負責最終解釋權(quán)，原相關(guān)文件在本制度執(zhí)行之日起廢止。

附件一：辦公用品申購標準

附件二：辦公用品個人申領(lǐng)月度統(tǒng)計表

附件三：辦公用品部門月度申領(lǐng)表

附件一：

本辦法中指的辦公用品分類：

易耗品: 鉛筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、硬膠套

常用非易耗品：中性筆、圓珠筆、記號筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

不常用非易耗品：白板筆、筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油

附件二：（各人申請及部門助理統(tǒng)計參考）

附件三：（各部門助理申請及行政發(fā)放填寫）